O papel de uma instituição custodiadora de documentos originais, tal como um Arquivo Público, lida com um grande dilema: Preservar os documentos ao mesmo tempo em que deve promover o acesso à informação contida nesses documentos.

Apesar das constantes dificuldades em conciliar esses dois objetivos, há precauções, providências e implementação de uma rotina que minimizam os riscos de danos e deterioração dos documentos de arquivo. Existem recomendações sobre a prática correta de guarda, transferência e manuseio de documentos arquivísticos – principalmente documentos cujo suporte seja o papel.

Diante do que se presencia, hoje, no Arquivo Público Municipal de Sacramento, em relação não somente ao acervo arquivístico de Carolina Maria de Jesus, mas como uma recomendação construtiva para a totalidade do acervo dessa instituição, torna-se necessário refletir sobre os seguintes pontos que constituem um risco para a integridade dos documentos:

 

- Sobre o acondicionamento dos documentos:

Os documentos originais devem ser acondicionados em caixas ou pastas confeccionados com papéis especiais, alcalinos, para evitar e prevenir danos. A acidez do papel com que são feitos envelopes e caixas é a grande responsável pela deterioração dos documentos originais ali acondicionados.

Como compromisso do projeto "Vida por Escrito", já foram adquiridas as caixas feitas com papel com ph-neutro e envelopes igualmente alcalinos, onde agora estão guardados os cadernos originais que compõem o acervo de Carolina Maria de Jesus, custodiados pelo Arquivo Público Municipal de Sacramento. Os documentos já foram previamente organizados, classificados e acondicionados em envelopes e caixas com identificação do conteúdo. 

 

- Sobre a área de guarda dos acervos:

a) As estantes de madeira representam um grande risco para os documentos arquivísticos pois podem sofrer infestação de cupins, ameaçando, assim, a integridade dos documentos. As estantes devem ser de metal, com revestimento à base de esmalte e tratada com fosfatação para evitar ferrugem.

O acervo arquivístico de Carolina Maria de Jesus ocupa uma prateleira em um armário de madeira, com porta de vidro. Tal mobiliário não é apropriado para essa finalidade. Em algum momento oportuno, seria indicado transferir o acervo para estantes de metal/aço.

 

b) A climatização é um ponto essencial, também, para a preservação dos documentos. Por climatização, compreende-se um controle tanto da temperatura da sala quanto da umidade relativa do ar. A temperatura ideal está entre 18 e 22° graus Celsius e a umidade entre 50 e 60%. Altos índices de temperatura e de umidade são extremamente prejudiciais pois aceleram o processo químico de deterioração do papel, além de permitir a proliferação de pragas (insetos) e o ataque de microorganismos (fungos, bactérias). Quanto à baixa umidade, esta também é prejudicial pois torna o papel quebradiço.

 

Compreendemos que a climatização de um espaço representa um custo adicional significativo – e também entendemos que o processo de alocação e liberação de verbas públicas respeita um trâmite complexo. Sugerimos que a administração municipal de Sacramento elabore algum projeto de parceria com os setores público e privado para a instalação dos equipamentos necessários para o controle da temperatura e umidade relativa do ar da sala onde hoje se encontram os documentos do arquivo. Por se tratar de um espaço não muito amplo, o custo não deve ser muito grande. Em médio prazo, essa providência deve ser tomada, visto que há documentos importantes custodiados pelo Arquivo Público Municipal de Sacramento, documentos valiosos para a história do município e que precisam ser preservados.

 

c)  A higienização e pequenos reparos são medidas essenciais para a boa preservação dos documentos de arquivo. Na ausência de pessoal treinado para a realização de reparos, torna-se necessário terceirizar essa tarefa, através de parcerias com órgãos que possam realizá-los. Em relação à higienização, como um processo mais simples, pode ser criado um espaço apropriado para esse trabalho, que necessita apenas de alguns pincéis (trinchas largas e macias) e de um aspirador de pó. A importância dessa higienização periódica é a prevenção da proliferação de fungos e bactérias e a eliminação do excesso de poeira e partículas sólidas que venham a danificar os documentos.

 

Há cadernos originais do acervo de Carolina Maria de Jesus que estão danificados, manchados, mutilados e necessitam urgentemente de reparo. Sugerimos uma parceria com uma instituição que possua pessoal e conhecimento de restauro, como o Arquivo Público Mineiro, a Biblioteca Nacional ou o Arquivo Nacional, para imediata recuperação desses cadernos. Recomendamos veementemente que tais cadernos sejam interditados imediatamente, ou seja, não sejam acessíveis para manuseio enquanto estiverem nesse estado precário.

 

d) A iluminação do local de guarda de documentos é também fator predominante na preservação dos mesmos. A incidência direta de luz solar danifica os documentos. Algumas fontes de iluminação artificial, como as lâmpadas fluorescentes, também emitem radiações eletromagnéticas que danificam os documentos, alterando a estrutura do papel, esmaecendo tinta de impressos ou manuscritos, e danificando, também, a cola ou a costura das encadernações.

 

No Arquivo Público Municipal de Sacramento há duas fontes de iluminação, com lâmpadas fluorescentes – não indicadas -, mas não parecem ser intensas o bastante para causar problemas, visto que o material está acondicionado em caixas e envelopes. O único problema aparente é a entrada de luz solar, que pode ser solucionada com a aplicação de insufilme nas janelas ou instalação de persianas.

 

 

- Sobre os procedimentos de consulta:

a) O ideal é que a consulta seja realizada em espaço específico para esse fim, com iluminação adequada e fornecimento de luvas e máscaras (quando necessário). No Arquivo Público Municipal de Sacramento a consulta é feita na mesma sala de guarda dos documentos. Há, normalmente, luvas e máscaras disponíveis para os pesquisadores. O que merece atenção, no entanto, seria a implementação de um conjunto de procedimentos a serem obedecidos pelos pesquisadores, tais como:

 

- Não ser permitida a entrada na sala com alimentos ou bebidas;

 

- Não ser permitido o manuseio dos documentos sem luvas;

 

- Não ser permitido que o pesquisador tenha acesso às caixas contendo documentos, mas somente aos documentos solicitados para pesquisa;

 

- Preenchimento de formulário de solicitação de documentos para consulta, contendo, pelo menos, as seguintes informações sobre o pesquisador: nome completo, endereço, número de RG, instituição à qual pertence ou representa, motivo da pesquisa; descrição do documento a ser consultado (notação arquivística ou código de classificação). Essas informações ajudam à instituição não somente como instrumento de controle de acesso ao material, mas também como identificação dos pesquisadores para eventual responsabilização em caso de extravio ou furto de documentos. As informações são úteis, também, para contabilizar os acessos e demonstrar, através dessas informações, a relevância do acervo arquivístico.

 

- No caso do arquivo de Carolina Maria de Jesus, há cadernos que estão danificados, mutilados e que necessitam de restauro urgente. Esses cadernos não devem ser manuseados neste estado! Já foi feita a sugestão para a interdição de alguns cadernos devido ao seu estado precário. Clique aqui para ver imagens de alguns dos cadernos que necessitam de restauro urgente.

 

 

- Sobre a reprodução dos cadernos:

- A quase totalidade dos cadernos existentes em Sacramento, sob a guarda do Arquivo Público Municipal, encontra-se microfilmada na Biblioteca Nacional. Sugerimos que a reprodução desse acervo seja proibida e sugerido aos pesquisadores solicitantes que requeiram permissão com a família de Carolina Maria de Jesus para reprodução de documentos dos microfilmes que estão na Biblioteca Nacional. A reprodução dos cadernos a partir dos microfilmes é a solução mais adequada para preservar os cadernos originais, enquanto não houver uma versão digitalizada desse material. 

 

 

- Sobre o transporte dos documentos:

Os acervos arquivísticos de caráter histórico se caracterizam pela fragilidade do suporte, requerendo um cuidado especial no seu deslocamento.

Tem havido diversas solicitações ao Arquivo Público Municipal no sentido de expor os cadernos de Carolina em outras cidades e estados. Deve-se proceder com cautela na aceitação desses convites pois durante esse deslocamento podem ocorrer sinistros, tais como perda, dano, entre outros acidentes. Não importa que o documento esteja segurado, pois após sua perda, a compensação financeira não fará com que outro exemplar do documento ressurja. Portanto, aconselhamos ao Arquivo Público de Sacramento a reduzir ao mínimo os deslocamentos dos cadernos originais de Carolina Maria de Jesus que estão sob sua guarda.

 

 

- Sobre a necessidade de um profissional efetivo e capacitado:

Não há, no Arquivo Público Municipal de Sacramento, um funcionário fixo, efetivado, como responsável pela implementação e manutenção dos procedimentos acima descritos. A rotatividade de pessoal não contribui em nada para que os problemas citados sejam solucionados e para que problemas futuros sejam prevenidos. Portanto, faz-se urgente considerar a contratação ou efetivação de um funcionário responsável pelo arquivo. 

 

As constatações acerca da atual situação do acervo arquivístico de Carolina Maria de Jesus, assim como as sugestões aqui apresentadas, resultaram das visitas feitas a Sacramento, por Sergio Barcellos e Jardel Socoll, pesquisadores do projeto Vida Por Escrito, cujo objetivo é a divulgação do acervo da escritora através da elaboração e publicação de um guia de pesquisa, com o apoio da Funarte. ​

 

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